DASAR KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI
BISNIS
Pengertian dan Cakupan Komunikasi
Menurut Stephen Covey, komunikasi merupakan
keterampilan yang penting dalam hidup manusia. Unsur yang paling penting dalam
berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita tulis atau yang kita katakan,
tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima
pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan
tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi
yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta
integritas pribadi yang kuat.
Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang,
betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum,
keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang
efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar
dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan
komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi
yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan
menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat
penting.
Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana
manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi
dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada
manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam lingkup
organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang
ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan
manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat didefinisikan
sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang
merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan lainnya dan berfungsi
dalam suatu lingkungan.
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan
atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam
struktur (jenjang / level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan
komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar
pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain
bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan
atau kegiatan.
Unsur-Unsur
dalam Komunikasi
Komunikasi
meliputi 5 unsur, kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yakni :
1.
Komunikator = who [communicator, source,
sender]
2. Pesan = says what [message]
3. Media = in which channel [channel, media]
4. Komunikan = to whom [communicant,
communicatee, reciever, recipient]
5. Efek [effect, impact, influence]
Bentuk
Dasar dari Komunikasi
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum
digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi
nonverbal.
1. Komunikasi
verbal
Komunikasi verbal (verbal
communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada
pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca
majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara
seminar dan lain-lain.
Sedangkan komunikasi verbal memilki
tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta
komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak
sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience. Adapun
dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang
disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan,
seperti :
·
Berbicara dan Menulis
Suatu pesan yang sangat penting dan
kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo
dan laporan.
·
Mendengarkan dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang
efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat
di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).
2. Komunikasi
nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan
bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada
umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit
untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi
wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam
penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang
berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan
biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara
tidak sadar dan bersifat alami.
Adapun Komunikasi Nonverbal memilki
beberapa tujuan , yaitu:
·
Menyediakan dan memberikan informasi
·
Mangatur alur suatu percakapan
·
Mengekspresikan emosi
·
Memberi sifat dan melengkapi, menentang
atau mengembangkan pesan-pesan verbal
·
Mengendalikan atau mempengaruhi orang
lain
·
Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya
dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah
Bisnis dalam pandangan komunikasi
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan
atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam
struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan
hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar
pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu
perbuatan atau kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di
masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi
lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu
membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi
dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun
kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra
bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu
kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping
menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.
Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu
bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat
proses Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk
mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis,
pemasaran produk ataupun lainnya. Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah
dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu yang hampir pada saat yang
bersamaan.
Aktivitas e-bisnis di Indonesia, merupakan tantangan
tersendiri bagi para manajer untuk mengkomunikasikan bisnisnya kepada
masyarakat yang mayoritas skeptis terhadap sistem penjualan on line melalui
perbaikan sistem, pemupukan tingkat kepercayaan masyarakat serta pemberian
edukasi yang berkesinambungan.
PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA
BISNIS
Peranan Komunikasi dalam Bisnis.
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu
organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat
dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan
pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat
dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi
cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya
peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal
akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut
diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih
baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan
juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan
eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok
di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan
menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002).
Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga
merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif
dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan
kunci kesuksesan.
Tujuan dari Komunikasi
dalam Bisnis
1.
Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain, contoh seorang pemimpin
perusahaan ingin mendapatkan pegawai yang diharapkan, maka dia memasang iklan
melalui mass media, memasang website/situs di jalur internet, dalam hal ini
setiap media mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan
biayanya, untuk itu harus memilih media mana yang akan dipilih dan itu
tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal
perusahaan tersebut. Contoh yang lain misalnya sebuah Departemen Store memasang
tulisan diskon besar-besaran pada produknya.
2.
Memberi
Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak
lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, hal ini
sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan penegasan konfirmasi pesanan
pelanggan atau negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat
secara bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.
3.
Melakukan
Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam
komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara
seseorang dengan orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, saat sekarang seiring
dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang dapat menggunakan
berbagai media telekomunikasi seperti telpon, faksimile, telpon seluler,
internet surat elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat
penting artinya dalam pererat kerjasama bisnis.
Umpan Balik dan
Bentuk-Bentuknya
Dalam melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat secara umum yang
dapat diperoleh. 2 manfaat tersebut adalah;
1.
Manfaat
Internal
Komunikasi bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak
positif dalam keberhasilan usaha bisnis
dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat. Contohnya: laporan,
brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara profesional dapat meningkatkan
citra perusahaan. Komunikasi bisnis yang tidak efektif yaitu sangat mahal
biayanya, menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan
pelanggan.
2.
Manfaat
Eksternal
Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan.
8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif;
a). Kemampuan bekerja keras
b). Kemampuan manajemen
c). Kepercayaan diri
d). Kemempuan mengambil keputusan yang sehat
e). Latar belakang akademis
f). Mempunyai ambisi untuk maju
g). Kemampuan berkomunikasi secara efektif
h).
Berpenampilan menarik
Kesalahpahaman
dalam Berkomunikasi
Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat
menjadi buntu sama sekali. Faktor kesalahpahaman yang biasanya terjadi dalam
proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :
1.
Hambatan Tenis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak
pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi
teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin
berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem
informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan
serta lebih efisien.
2.
Hambatan
Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian
atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang
diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi
tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari miss komunikasi
semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai
dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan
kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3.
Hambatan
Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh
orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup hambatan yang berasal dari
perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi,
status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau
lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai
yang dianut.
Singkatnya
ada lima hambatan dalam komunikasi, yaitu :
1.
Jenis
Kelamin
2.
Usia
3.
Budaya
4.
Pekerjaan
5.
Waktu
Memperbaiki
Komunikasi dalam Organisasi.
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif
diperlukan beberapa persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan,
kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan
memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1.
Membuat satu
pesan secara lebih berhati-hati
2.
Minimalkan
gangguan dalam proses komunikasi
3.
Mempermudah
upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan
Beberapa hal untuk mengatasi hambatan komunikasi
bisnis:
1.
Mendorong
iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan
2.
Menyederhanakan
struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat
3.
Mempromosikan
komunikasi horizontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide
4.
Membuat pusat
isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang
5.
Membuat
saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pola Komunikasi
Bisnis
Secara
umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran
(Purwanto,2006:40-45), yaitu :
1. Saluran
Komunikasi Formal
Dalam struktur
organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam
posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan
wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer
kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 4 pola yaitu:
1) Komunikasi
dari atas ke bawah
2) Komunikasi
dari bawah ke atas
3) Komunikasi
horizontal
4) Komunikasi
diagonal
2. Saluran
Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal,
orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang
hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas.
Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti
mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia
olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga
membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam
organisasinya.
Mengelola
Komunikasi Bisnis
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan
dalam mengelola komunikasi, yaitu :
1. Penanganan
pesan-pesan yang bersifat rutin
Untuk dapat memaksimalkan manfaat
dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:
1. Mengurangi
jumlah pesan
2. Instruksi
yang jelas
3. Mendelegasikan
tanggung jawab
4. Melatih
petugas
2. Penanganan
Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu
perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam
suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun
reputasi perusahaan bersangkutan.
JENIS-JENIS
KOMUNIKASI
Komunikasi Menurut Penyampaiannya
1. Komunikasi
lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi
secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk
ini dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka.
2. Komunikasi
tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa
tulisan, komunikasi ini biasanya berupa:
·
Dibuat dalam bentuk surat dan
dipergunakan untuk menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang
perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.
·
Naskah, naskah biasanya dipergunakan
untuk mengirim berita yang sifatnya komplek.
·
Balngko- blangko, dipergunakan untuk
mengirimkan suatu berita dalam bentuk daftar.
·
Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini
biasanya karena hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan
kata-kata atau kalimat.
·
Spanduk, spanduk biasanya digunakan
untuk menyampaikan sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.
Komunikasi
Menurut Kelangsungannya
Dalam sebuah proses
komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui
interaksi antara kedua belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:
1. Komunikasi
langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang
dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media
komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.
2. Komunikasi
tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik
itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya
Komunikasi
Menurut Perilaku
Komunikasi dipelari
oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain
sebagainya yang tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan
posisi seseorang didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut
perilakunya:
1.
Komunikasi
formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi
seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut
rules dari organisasi atau perusahaanya.
2.
Komunikasi
informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak
ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga
tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya
adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.
3.
Komunikasi
nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat
formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas
pekerjaan organisasi.
Komunikasi
Menurut Maksudnya
Menurut maksud
dilakukanya komuniksi ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan dilakukan
dengan maksud tertentu dari yang menyampaikan informasi, inisiatif
komunikator menjadi suatu penentu diantaranya adalah:
1. Pidato
2. Ceramah
3. Wawancara
4. Memberi tugas atau perintah
Komunikasi
Menurut Ruang Lingkupnya
Ruang lingkup
terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang dilakukan.
Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :
1. Komunikasi
Internal
Komunikasi
yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan
yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja
(komunikasi yang dilakukan orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi
lagi menjadi 3 macam yaitu:
·
Komunikasi
vertikal
·
Komunikasi
horizontal, dan
·
Komunikasi
diagonal
2. Komunikasi
Eksternal
Komunikasi
eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak
masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut. Komunikasi
dengan pihak luar dapat berbentuk :
1. Eksposisi,
pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
2. Komperensi
pers
3. Siaran
televise, radio, dan sebagainnya.
4. Bakti
social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.
Komunikasi eksternal
dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama
dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi
terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.
Komunikasi
Menurut Aliran Informasi
Komunikasi yang
didasarkan menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
1.
Komunikasi satu arah, yaitu merupakan
komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.
2.
Komunikasi dua arah, yaitu merupakan
komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi
kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.
3.
Komunikasi ke atas yaitu merupakan
komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
4.
Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan
komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.
5.
Komunikasi kesamping, yaitu merupakan
komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan
demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi
komunikasinya.
Komunikasi
Menurut Jaringan Kerja
Di dalam sebuah
organisasi atau perusahaan komunikasi akan dapat terlaksana menurut
sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi. Komunikasi
menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi:
1.
Komunikasi jaringan kerja rantai :
Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando
sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
·
Komunikasi jaringan kerja lingkaran :
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.
·
Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi
yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.
Komunikasi
Menurut Peranan Individu
Komunikasi yang
dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok
maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat
mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain
:
·
Komunikasi antara individu dengan
individu yang lain
·
Komunikasi antara individu dengan
lingkungan yang lebih luas
·
Komunikasi antara individu dengan dua
kelompok atau lebih
Komunikasi Menurut Jumlah Pelaku
dalam Komunikasi Tersebut.
Komunikasi
yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok.
Jumlah dari orang yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu
sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu
dapat dibedakan sebagai berikut :
·
Komunikasi perseorangan : Komunikasi
yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi
tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.
·
Komunikasi kelompok : Komunikasi yang
berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang
menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.
TEKNOLOGI
INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Keuntungan
Menguasai Teknologi Informasi
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
saat ini sudah semakin mutakhir, tentunya ini sangat berguna bagi kehidupan
manusia. Dengan keuntungan ini, akan memudahkan manusia dalam mengerjakan
pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Kemajuan yang telah dicapai
tersebut tentu membawa dampak positif. Dibawah ini akan dipaparkan keuntungan
dari Penggunaan Teknologi dan Komunikasi (TIK) dalam berbagai bidang
diantaranya bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan juga pemerintahan :
1.
Bidang Sosial
Dalam
bidang ini kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah
komunikasi antara satu tempat dan tempat lain dengan menggunakan berbagai media
seperti internet.
2.
Bidang Pendidikan
·
Informasi
yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan
pendidikan.
·
Inovasi
dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang
semakin memudahkan proses pendidikan.
·
Kemajuan
TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau
kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang
pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.
·
Sistem
administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena
penerapan sistem TIK
3.
Bidang Ekonomi
·
Semakin
maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.
·
Bisnis
yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat
mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan
·
Dengan
fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan
mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.
4. Bidang Pemerintahan
·
Tenologi
Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang
disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam
mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah
dapat berjalan dengan lancar.
·
e-government juga dapat mendukung
pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi
antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
·
Masyarakat
dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah
sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.
Pemanfaatan
Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis
Bagi
dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring
listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain. Apa yang dulunya merupakan
biaya untuk menjalankan bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif.
Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari
pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan
kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana
perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis
berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yangcost-effective, leluasa,
aman, automated, terpadu dan terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal
tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan
besar memiliki pilihan untuk mengembangkan sendiri jejaring privat.
Perusahaan
multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan
sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk
tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur.
Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan
jejaring TIK sendiri ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi
pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk
menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan penghematan. Oleh karena ini,
perusahaan-perusahaan global merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi
TIK baru. Sektor-sektor yang sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain
perusahaan-perusahaan layanan finansial.
Pada
ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran
teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang
dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan
mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan,
mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis
teknologi informasi.
1. Komunikasi
Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Komunikasi
adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara
dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau
menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.
Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu
perusahaan yang dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi yang
menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat
aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut
hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ).
Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data dan
informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok, dan,
bahkan, dalam menghadapi persaingan.
2. Telepon
Sebagai media Komunikasi Bisnis
Pada awalnya, komunikasi dalam dunia
bisnis dilakukan dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut
telepon, dimana dengan alat ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi
dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya.
3. Internet
sebagai salah satu media Komunikasi Bisnis
Pengertian
Internet.Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang
mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain
di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi
dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.
Pengaruh Pemanfaatan
Teknologi Informasi dalam Pengambilan Keputusan
Bisnis
Membuat keputusan (decision making) adalah suatu
proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi,
membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk
melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan,
semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada
suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam
batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan
yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.
Di sini seorang Wirausaha harus cepat mengambil
suatu keputusan agar dapat menggunakan kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha
yang ingin maju dalam bisnisnya, harus dapat memutar akal dengan mengandalkan
intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan inovatif. Mereka juga harus memandang
persoalan dalam konteks yang lebih luas, sambil mengingat bahwa
keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat jangka panjang atas
operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif dalam dan lebih
kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making) tanpa bantuan
data-data kuantitatif (data berbentuk angka-angka) atau dukungan staf yang
berpengalaman.
Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis,
tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan
bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat
diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam
prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan
diambil tindakan pembetulannya.
Dalam perusahaan besar, biasanya pembuatan dan
pengambilan keputusan itu didasarkan atas dasar data-data dan dokumentasi
perusahaan yang terdapat dalam survei, laporan usaha, dan sebagainya. Informasi
ini biasanya telah dihimpun dengan cara yang sudah ditentukan, sesuai dengan
teknik-teknik pemecahan masalah.
Adapun
pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:
1. Terlebih
dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
2. Identifikasi,
bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di
bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika,
penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
3. Keberanian
dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
4. Bersedia
untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
5. Ambillah
risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
6. Dalam
keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah
berhasil pada masa lampau.
7. Jauhilah
keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang
sekarang.
8. Keputusan
perlu diuji cobakan dahulu.
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
Penentuan Proses Komposisi
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah
dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif,
diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan
pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
1. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini,
ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.
Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
1. Penentuan
tujuan
2. Analisis
audiens
3. Penentuan
ide pokok
4. Pemilihan
saluran dan media
2.
Penyusunan Pesan
Setelah tahap
perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap
itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
1. Mengorganisasikan
pesan
2. Memformulasikan
pesan
3. Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
1. Menyunting
pesan
2. Menulis
ulang
3. Memproduksi
pesan
4. Mencetak
pesan
Penentuan Tujuan
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi
perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu
menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will,
setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan
tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada
tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi
informasi (informing)
Tujuan pertama dalam
komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia
bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf
adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk
atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi
bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan
dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang
berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan
kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam
komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara
seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.
Analisis Audience
Analisis
terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu
ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas
pesan yang mereka terima.
A. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap
Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus
melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim
kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
B. Mengenali penerima primer
Apabila penerima
terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang
berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga
memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu
orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima
memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap
memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan
pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh
penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan
mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi
penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang
perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi
audiens, yaitu :
1. Temukan
apa yang ingin diketahui audiens
2. Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan
semua informasi yang diperlukan oleh audiens
4. Pastikan
bahwa informasi yang diberikan akurat
5. Tekankan
gagasan yang paling menarik bagi audiens.
G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan
membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku
audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada
audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi,
diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens,
terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main
theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin
dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok
dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih
luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.
Cara
yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming
Brainstorming adalah
suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk
mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan
fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:
1. Storyteller’s
Tour
Hidupkan tape recorder,
dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi,
poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan
teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan
mudah.
2. Random
List
Tulis segala sesuatu
yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan
antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan
temukan poin yang penting dan yang tidak penting.
3. Conclusions,
Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang
dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan
membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan
(conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
4. Journalistic
Approach
Pendekatan jurnalistik
memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban
terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam
pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
5. Question
and Answer Chain
Pendekatan yang paling
baik adalah melihat dari sisi perspektif audience
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok
dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada
perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat
menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam
menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi
situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok
tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya
sama atau relatif sama saja.
Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang
ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan
tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan
atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi
tersebut.
A.
Saluran
komunikasi lisan
Komunikasi lisan
merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu
antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui
telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran
itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki
kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
B.
Saluran
komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis
dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan
laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik
secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi Lisan :
1. Anda
menginginkan umpan balik segera dari audiens..
2. Pesan
anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
3. Anda
tidak memerlukan catatan permanan
4. Anda
dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
5. Anda
menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi Tertulis :
1. Anda
tidak memerlukan unpan balik segera.
2. Pesan
anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
3. Anda
memerlukan catatan permanen.
4. Anda
ingin mencapai audiens yang luas.
5. Anda
ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
Media pada saluran
lisan :
1. Percakapan
tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
2. Telepon,
voice mail
3. Radio,
televisi, Computer
4. Pita
audio dan video
5. Teleconference
6. Video
conference
Media pada saluran
tertulis :
1. Surat,
memo, laporan, proposal
2. Elektronik
mail / email
3. Telepon
(sms)
4. Computer
5. Faks
6. Telegram
7. Pos
biasa dan khusus
PENGORGANISASIAN DAN REVISI
PESAN-PESAN BISNIS
Pengorganisasian Melalui Outline
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang
baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan
ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang
terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan
dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan
apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh
setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki
suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat,
audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai
sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat,
atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi
materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin
penting tahap pertama ini.
Apabila
pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan
dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat
menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui
perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan
transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola
piker komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan
ke dalam tiga golongan, yaitu :
·
Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok (main idea)
akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok
tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang
diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang
mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline.
·
Nyatakan poin-poin pendukung yang
penting
Setelah menetapkan ide
pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin
penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
·
Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam
menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang
berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik
outline yang dibuat.
2.
Menentukan urutan dengan rencana
organisional
Setelah
selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah
menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi,
ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
·
Pendekatan langsung
Pendekatan langsung
sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok
muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
·
Pendekatan tidak langsung
Sering disebut juga
dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu
kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar
tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun
pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan
pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan
dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.
Secara umum, pendekatan
langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik,
senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika
mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak
langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah
pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah
pendekatan tak langsung
Setelah menganalisis
kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah
berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara
bebagai model berikut :
1. Direct
request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok
menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
2. Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
3. Pesan-pesan
bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
4. Pesan-pesan
persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.
Pemilihan Kata yang Tepat
Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan
kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat.
Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain
dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.
·
Pilihlah kata
yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan
pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim
sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah
yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens
bingung.
·
Pilihlah
kata-kata yang singkat
Anda perlu juga memilih
kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang
singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan
kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
·
Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki
berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis.
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang
bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud
penyampaian pesan-pesan bisnis.
Membuat Kalimat yang Efektif
Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca
mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun
kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.
Tiga Jenis Kalimat
·
Kalimat
Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki
sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat
dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
·
Kalimat
Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa
independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan
klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh,
sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri
sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
·
Kalimat
Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa
independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.
SUMBER :
http//aurajogja.files.wordpress.com
